’t Afslankhuys heeft op korte tijd een benijdenswaardige reputatie verworven op het vlak van gezondheid, afslanking en figuurcorrectie. Het succes heeft alles te maken met de professionele aanpak van gediplomeerde medewerkers en de unieke combinatie van bewegings –en wellnesstherapie, in de meest moderne en efficiënte apparatuur die vandaag beschikbaar zijn. Daarnaast werden ze vorig jaar ook verkozen tot beste afslankinstituut van België.
Lees meer over 't Afslankhuys
Starten met de vormgeving
In eerste fase werd er voor het 't Afslankhuys Kalmthout en Brasschaat een
nieuwe website ontwikkeld. Aangezien er geen echte doorgedreven
huisstijl aanwezig was, werd deze als eerste grondig aangepakt. Onze
graficus ging op zoek naar de juiste kleurzetting, pakkende foto's en zette zijn tanden in de volledige huisstijl. Affiches, visitekaartjes en de website kregen stap voor stap meer vorm. (bekijk het resultaat op Flickr)
Online klantenbeheer
Met de vooruitzichten om uit te groeien tot een grotere keten was het zeer belangrijk om een online systeem te hebben voor het beheer van de klanten. In de 2 vestigingen werd er gewerkt met een client software die draaide op een Microsoft Access database. Aangezien er geen backups werden genomen, en de software niet stabiel draaide was het belangrijk om dit onder handen te nemen.
Samen met de klant tekende
WEBS de workflow van het bedrijf uit. Na een grondige analyse van de bestaande software werd er een nieuwe online applicatie opgezet. Deze software bestaat uit 2 grote onderdelen, een admin- en een gebruikers-gedeelte.
Admin tool
Als administrator (zaakvoerder) is het mogelijk om de verschillende kuren (producten) en het personeel te beheren. De software laat de admin toe om algemene gegevens in te geven, wanneer welke kabines vrij zijn en van wanneer tot wanneer het mogelijk is om te boeken. Daarnaast is het mogelijk om de sluitingsdagen in te geven. Het is mogelijk om te zien welke klanten al enige tijd niet meer geweest zijn en welke klanten via welke klanten of advertenties klant zijn geworden. Om het eenvoudig te zeggen geeft deze applicatie hen alle nodige bedrijfs- en klanten-informatie.
Gebruikers-gedeelte
Nieuwe klanten van 't Afslankhuys krijgen om te beginnen een
figuuranalyse. De waarden van de figuuranalyse worden samen met de klantgegevens netjes ingegeven in de software. Bij een figuuranalyse worden alle "huidige maten" en de "gewenste maten" in het systeem gezet. Door de ingebakken logica zal de software vervolgens een voorstel doen voor de nodige kuren die de klant het best gebruikt om de doelstelling te bereiken.
Wanneer de klant er voor kiest om een kuur te nemen kan de begeleider via de software een bestelling plaatsen en een betalingsbewijs aanmaken. Het systeem kent een automatisch te goed toe voor de klant. Vervolgens kunnen er in de agenda de nodige afspraken gemaakt worden. Elke afspraak zal van het te goed van de klant afgetrokken worden tot de volledige bestelling is opgesoupeerd.
De begeleiders van 't Afslankhuys kunnen elke morgend een overzicht afdrukken van de afspraken van die dag. Gekoppelde klantefiches met persoonlijke informatie is binnen een handomdraai netjes beschikbaar. Elke 5de consultatie geeft het systeem aan dat er nieuwe metingen dienen te gebeuren zodat een strikte opvolging gegarandeerd kan worden.
De metingen worden telkens verwerkt in het systeem en overzichtelijk afgedrukt (met de nodige grafieken en details) om meet geven met de klant.
De software beheert eveneens het kassa-systeem. Aan het einde van de dag kan men eenvoudig een overzicht afdrukken van de kassa, controleren hoeveel er ontvangen is en hoeveel er effectief in de kassa moet zitten.
Administratieve vereenvoudiging
Na enkele maanden proef-draaien van de nieuwe software is het natuurlijk noodzakelijk om eens grondig te evalueren. We ontdekten nog een mooie opportuniteit om extra tijdswinst voor de begeleiders van 't Afslankhuys te genereren. Het meest tijdsverlies zat hem in het aanmaken van afspraken, wijzigen van de agenda, telefoongesprekken met klanten, enz.
Al snel werd de beslissing genomen om een extranet op te zetten voor de klanten. Geregistreerde klanten hebben nu de mogelijk om via de website zelf afspraken te maken, te verplaatsen of te annuleren.
In de toekomst breiden we het extranet uit zodat ook alle persoonlijke informatie kan worden geconsulteerd.
